Privacyverklaring, cookiebeleid en werkwijze

Versie 6 oktober 2022

Uw privacy is voor Omnius van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we met uw persoonsgegevens doen. Deze privacy statement en cookiebeleid is van toepassing op het gebruik van de diensten en van de website van Omnius.

Deze privacy statement en cookiebeleid is enkel van toepassing op de persoonsgegevens die Omnius verwerkt om haar diensten aan te kunnen bieden. Omnius aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid voor de verwerking en/of inhoud van websites van partners en derden.

Als u vragen hebt, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met ons via onderstaande gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

OmniLegal B.V. (Omnius)
Onderdeel van OmniLegal Holding B.V.
Bedrijfscampus Secoya
Papendorpseweg 95
3528 BJ Utrecht
support@omnius.nl
030 – 200 63 51

Verwerking persoonsgegevens

Om u van dienst te kunnen zijn, hebben wij uw persoonsgegevens alsmede uw bedrijfsgegevens nodig. Wij verwerken uw gegevens op basis van de verkregen toestemming, op grond van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang of op grond van een wettelijke verplichting. Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien hier een wettelijke grondslag voor bestaat.

Wij treffen de nodige maatregelen om de juiste persoonsgegevens te kunnen verwerken en deze altijd up to date te kunnen houden. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over uw politieke overtuiging, ras of geloof.

Persoonsgegevens personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@omnius.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en met welke doeleinden?

  • Indien u contact opneemt met ons. Neemt u contact met ons op, bijvoorbeeld via de website, per e-mail of telefonisch, dan worden de volgende gegevens van u verwerkt om u zo goed mogelijk te kunnen helpen:
  • ✓ Voor- en achternaam
    ✓ E-mailadres
    ✓ Telefoonnummer
    ✓ Kantoornaam

  • Het opvragen van offertes. Indien u een offerte opvraagt bij ons, hebben wij de volgende gegevens nodig om u een juiste offerte toe te kunnen sturen:
  • ✓ Voor- en achternaam
    ✓ E-mailadres
    ✓ Telefoonnummer
    ✓ Bedrijfsgegevens

  • Het aangaan van een samenwerking met ons. Gaat u een samenwerking met ons aan? Dan dienen wij samen een contract te ondertekenen. Hiervoor hebben wij de volgende gegevens van u nodig:
  • ✓ Voor- en achternaam
    ✓ E-mailadres
    ✓ Bedrijfsgegevens
    ✓ Telefoonnummer

  • Versturen van facturen en financiële administratie. Indien u een samenwerking met ons aangaat, dienen wij de volgende persoonsgegevens van u te verwerken. Deze gegevens zijn nodig om u een factuur toe te kunnen sturen en om de financiële administratie bij te kunnen houden:
  • Voor- en achternaam
    E-mailadres
    Telefoonnummer(s)
    Bedrijfsgegevens (vestigingsadres, postadres, KvK-nummer, handelsnaam)
    Financiële gegevens

Wat zijn de grondslagen van de verwerking?

Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt op grond van de volgende wettelijke grondslagen:

  • Na het verkrijgen van uw toestemming.
  • Op grond van het gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt met ons of bij het versturen van een offerte.
  • Op grond van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Omnius.
  • Op grond van het voldoen van onze wettelijke verplichting.

Bewaartermijnen

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om u goed van dienst te kunnen zijn of zolang de overeenkomst voort duurt. De persoonsgegevens in overige correspondenties tussen partijen worden gedurende 5 jaar bewaard, in verband met de wettelijke verjaringstermijn voor vorderingen tot schadevergoedingen. De facturen en financiële administratie worden gedurende 7 jaar bewaard om te voldoen aan de wettelijke administratieplicht van de Belastingdienst.

Delen met derde partijen

Uw persoonsgegevens worden niet met derde partijen gedeeld, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met alle (sub)verwerkers worden verwerkersovereenkomsten gesloten. Uw gegevens worden (mogelijk) gedeeld met de volgende partijen:

  • Boekhouder
  • Facturatiesysteem
  • Website hosting
  • Mailservers
  • Telecommunicatie (3CX)
  • Bezorgdiensten
  • Derde partijen die ingeschakeld worden, zoals deurwaarders, leveranciers en dienstverleners

Indien vereist, worden met deze partijen verwerkersovereenkomsten gesloten waarbij een geheimhoudingsplicht van toepassing is. Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met partijen die buiten de EER gevestigd zijn.

Uw rechten

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens hebt u de volgende rechten:

  • Het recht op inzage in de precieze persoonsgegevens die we van u hebben en wat wij daarmee doen;
  • Het recht op rectificatie en aanvulling: dit is het laten corrigeren van fouten en aanvullen;
  • Het recht op vergetelheid: het laten verwijderen van (verouderde) persoonsgegevens;
  • Het recht op beperking van de verwerking: dit houdt in dat u het recht heeft om minder gegevens te laten verwerken;
  • Het recht om uw verleende toestemming in te trekken.

Als u vragen hebt, wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben of uw rechten  uitoefenen bij ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via support@omnius.nl of via 030 – 200 63 51. Wij maken gebruik van ons recht om uw identiteit vast te stellen bij het indienen van een dergelijk verzoek. Indien uw persoonsgegevens bewaard dienen worden op grond van een wettelijk voorschrift, worden uw persoonsgegevens niet verwijderd.

Indien u een klacht wil indienen, omdat u uw rechten niet (volledig) kunt uitoefenen, kunt u zich wenden tot Omnius of tot de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitspersoonsgegevens.nl.

Cookies

Onze website gebruikt functionele en analytische cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan. Onze cookies zijn functioneel en dat wil zeggen dat ze alleen worden geplaatst om de goede werking van de site mogelijk te maken. Dit zorgt ervoor dat de website goed werkt en u makkelijk gebruik kunt maken van de website. De analytische cookies die wij plaatsen zijn op anonieme basis. U kunt ervoor kiezen om het plaatsen van cookies uit te schakelen of aangeven dat de cookies niet (meer) geplaatst mogen worden.

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Googlediensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat uw gegevens bij ons goed beveiligd zijn. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. We passen de beveiliging periodiek aan en zorgen dat alle beveiligingsmaatregelen up to date zijn.

Geautomatiseerde besluitvorming

De persoonsgegevens worden door de medewerkers van Omnius handmatig verwerkt. Omnius maakt op geen enkele manier gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die genomen worden door computerprogramma’s of computersystemen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze website wijzigt, passen wij tevens onze privacy statement aan. Deze privacyverklaring en cookiebeleid dateert van 6 oktober 2022. Omnius behoudt te allen tijde het recht om de privacyverklaring aan te passen. Wij raden u daarom aan om regelmatig onze privacy statement en cookiebeleid te raadplegen. Controleer daarom goed de datum van de privacyverklaring. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om bezwaar te maken door zich te wenden tot Omnius. U kunt uw klacht per e-mail indienen via support@omnius.nl of telefonisch contact opnemen met ons via 030 – 200 63 51. Tevens heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder van de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitspersoonsgegevens.nl.